RGPD la importancia de destruir correctamente los datos

Con la entrada en vigor del Reglamento Europeo de Protección de Datos, así como la aprobación del nuevo texto normativo español de protección de datos se ponen de relieve aspectos clave que las empresas deben tener en cuenta en la gestión de datos. Uno de los aspectos más importantes en el cumplimiento de esta normativa es realizar una adecuada destrucción de archivos y datos en las empresas.

En el seno de cualquier actividad se generan constantemente cantidades ingentes de datos que deben recibir un adecuado tratamiento. Uno de los aspectos que las empresas deben controlar en mayor medida es la destrucción de documentos certificados de la forma más correcta. Cualquier información en propiedad de la empresa que no haya sido adecuadamente destruida puede suponer una sanción según la normativa vigente.

Recomendaciones para la eliminación de archivos.

Seguramente, la eliminación de archivos es uno de los temas que más preocupan a tu empresa, ya que no sabrás que hacer con toda la documentación generada en tu actividad y tampoco dispondrás de mucho tiempo para dedicar a esta tarea.

Por eso, una de las decisiones que las empresas suelen adoptar es contratar a una empresa especializada en la destrucción de documentos tanto si son documentos en papel como si se trata de la eliminación de archivos electrónicos. Según el reglamento de protección de datos el responsable de eliminación de los datos es el mismo responsable de esos datos que se destruyen.

De esta forma, al externalizar la destrucción de los datos las empresas pueden dejar la responsabilidad sobre estos datos y el cumplimiento de la normativa en manos de las empresas especializadas en esta destrucción.

Esta externalización ofrece importantes ventajas porque las empresas deben establecer cuanto tiempo van a conservar los datos y cuando van a destruirlos y cómo. Por ello, gracias a esta externalización de datos es posible que se asegure que la eliminación de datos se hace de forma correcta ya que una de las exigencias de la normativa de protección de datos es que las empresas obtengan un certificado de eliminación segura de datos.

Las empresas especializadas en la destrucción de datos pueden garantizar que la forma de realizar la destrucción de datos es la adecuada y que se realiza según la normativa. De igual forma, estas empresas gestionan el certificado necesario que acredita esta correcta destrucción de datos.

Algunos consejos y recomendaciones en la gestión de estos datos que tengas que conservar o destruir son:

• Elimina o destruye aquellos documentos que no necesites o no vayas a utilizar más.
• Si tienes documentación que tengas que conservar utiliza un sistema de almacenamiento y conservación adecuado de forma que puedas consultarlo de manera sencilla en cualquier momento.
• En el caso de documentos especialmente sensibles, debes almacenarlos en lugares específicos acondicionados para ello y a los que no tenga acceso cualquier persona, sino solamente aquellas personas autorizadas para ello.
• Un aspecto muy importante en la gestión y tratamiento de los datos en la empresa es que todos los trabajadores estén adecuadamente informados sobre cómo se deben gestionar los datos. De hecho, es importante que los trabajadores sepan cómo deben destruirse los datos que no sean necesarios o que deban ser destruidos.

Como puedes comprobar la destrucción de los datos y documentos de terceros que manejas en tu empresa es muy importante para cumplir con la normativa en material de protección de datos. Es necesario que se realice una adecuada planificación de esta gestión y de la destrucción de los datos para que se haga según el reglamento de protección de datos. Las empresas especializadas en estas tareas pueden realizar este servicio de forma profesional y garantizando el cumplimiento normativo.